Tips voor het kiezen van uw bedrijfsevenement

Wilt u dat uw bedrijfsevenement een succes wordt? De eerste stap is om te weten hoeveel gasten het evenement zullen bijwonen. Bij de keuze van de locatie is het, naast informatie over de toegankelijkheid, beschikbaarheid van data en tijden en kosten, van belang om ook andere relevante punten zorgvuldig te overwegen.

 

Bekijk hieronder onze tips voor het kiezen van de bijzondere vergaderlocatie voor uw bedrijfsevenement:

 

Lijst van prioriteiten

Probeer een lijst te maken van alle items die in aanmerking komen, zoals: prijs, grootte van de ruimte, locatie… Alvorens het contract te ondertekenen, bekijk je de lijst en controleer je of je alle afgebakende details hebt geprioriteerd.

De juiste grootte

Het aantal gasten,moet het uitgangspunt zijn voor de keuze van de fysieke ruimte. Zoek een bijzondere vergaderlocatie die iedereen, inclusief het noodzakelijke team, met comfort en veiligheid verwelkomt. Het moet niet klein, noch groot genoeg zijn om een gevoel van lege omgeving te passeren.

Kenmerken van het evenement

Een eindejaarsfeest heeft een heel andere sfeer nodig dan een bedrijfsbeurs. Het is altijd belangrijk om rekening te houden met de kenmerken van het evenement dat u van plan bent te houden.

Tijd en datum

Koud, regen, hitte, nacht, laat? Voor meer comfort is het essentieel om te analyseren in welk seizoen het evenement zal plaatsvinden. Zo moeten gebeurtenissen die overdag plaatsvinden, met de nodige voorzichtigheid worden geobserveerd wat betreft de koeling van de omgeving. Bij nachtelijke evenementen moet u altijd rekening houden met plaatsen waar de veiligheid van de gasten voorop staat. In het regenseizoen is het essentieel om met gesloten ruimtes te werken.

Extra diensten

Evalueer op voorhand de ruimte die u zal toewijzen, en wat deze kan bieden. Er zijn bijvoorbeeld hotels die speciale onderhandelingen over accommodatie voor deelnemers aan het evenement aanbieden, wat een groot voordeel kan zijn, gezien het feit dat het evenement mensen uit andere staten en landen ontvangt.