Rittenregistratie bewaren: 7 jaar wettelijke verplichting

Veel zakelijke rijders houden een rittenregistratie bij. Dit kan zijn ter voorkoming van bijtelling, dan moet er voor de Belastingdienst worden aangetoond dat er minder dan 500 kilometer privé per jaar wordt gereden. Of er wordt een rittenregistratie bijgehouden van de zakelijke kilometers om deze zo te kunnen declareren. Uiteraard zijn er nog meer redenen, maar dit zijn de voornaamste bij zakelijk rijdend Nederland.

Bewaartermijn rittenregistratie

De wettelijke bewaartermijn voor een rittenregistratie is minimaal 7 jaar. Dit betekent dat bij controle van de Belastingdienst u daadwerkelijk van 7 jaar geleden de gereden ritten nog moet kunnen aantonen. Het is dan ook heel belangrijk dat u deze administratie zorgvuldig beheert en bewaart.

Als een werkgever gebruik maakt van een rittenregistratiesysteem, dan is de organisatie verantwoordelijk voor het bewaren van de administratie. Als een werknemer zelf een rittenregistratiesysteem heeft aangeschaft, ligt de bewaarplicht bij de werknemer.

GPS rittenregistratie systeem voor automatische registratie van ritten

Eisen Belastingdienst voor een sluitende rittenregistratie

De Belastingdienst heeft een aantal eisen opgesteld waaraan een sluitende rittenregistratie moet voldoen. Voldoet de rittenregistratie hier niet aan? Dan volgen er zware boetes. Zorg dus dat er in de rittenregistratie het volgende staat vermeld:

Het merk van de auto
Het type van de auto
Het kenteken van de auto
De periode waarin u de auto tot uw beschikking heeft
Per rit: de datum, de begin- en eindstand van de kilometerteller, het adres van vertrek en aankomst, de route die u heeft gereden, karakter van de rit (privé of zakelijk) en de privé-omrijkilometers als u tijdens dezelfde rit zakelijke kilometers rijdt.

Online rittenregistratie is de oplossing

Zoals u bovenstaand ziet zijn er nogal wat eisen die er gesteld worden aan een rittenregistratie. Nu kunt u al deze gegevens met de hand gaan bijhouden, maar dit is een enorme klus met de nodige kans op fouten. Een slimmere en modernere manier is het gebruik van een GPS rittenregistratiesysteem. Hiermee worden alle ritten, inclusief bovenstaande eisen, automatisch geregistreerd die u online beheert. Het enige wat u hoeft te doen is de administratie op te slaan of uit te printen.

https://www.trackjackeurope.com/

Veelgestelde vragen

Hoe lang moet ik een rittenregistratie bewaren?▼

Je bent wettelijk verplicht om een rittenregistratie minimaal 7 jaar te bewaren. Dit is nodig voor controles door de Belastingdienst, waarbij je moet kunnen aantonen welke ritten je hebt gereden.

Wat zijn de eisen van de Belastingdienst voor een rittenregistratie?▼

De registratie moet het automerk, type en kenteken bevatten, plus per rit de datum, kilometerstand, vertrek- en aankomstadres, route en het karakter (privé of zakelijk). Ook privé-omrijkilometers moeten worden genoteerd.

Wie is verantwoordelijk voor het bewaren van de rittenregistratie?▼

Als de werkgever het rittenregistratiesysteem aanschaft, is hij verantwoordelijk voor bewaring. Heeft de werknemer zelf een systeem aangeschaft, dan ligt de bewaarplicht bij de werknemer.

Wat gebeurt er als mijn rittenregistratie niet aan de eisen voldoet?▼

Als de Belastingdienst constateert dat je rittenregistratie niet aan de vereisten voldoet, kunnen er zware boetes volgen. Daarom is het cruciaal dat je alle gegevens correct en volledig registreert.

Kan ik mijn rittenregistratie handmatig bijhouden?▼

Je kunt handmatig registreren, maar dit is arbeidsintensief en foutgevoelig. Een GPS-rittenregistratiesysteem automatiseert het proces en zorgt dat alle eisen automatisch worden vastgelegd.